企业财务管理中ERP系统使用的问题和建议

2021/09/19 10:41 · 国际期货行情 ·  · 企业财务管理中ERP系统使用的问题和建议已关闭评论

  摘 要: 目前,ERP系统广泛应用于包括企业财务管理在内的企业管理中,它的应用适应了新形势下企业财务管理的需要,实现了财务供应链管理以及生产管理等功能的集成,对企业业务流程改善有明显提高作用。但目前ERP系统应用于企业财务管理时还存在一些问题,为此,论文在阐述了ERP与财务管理概念的基础上,结合实践,深入研究了目前ERP应用于财务管理时存在的问题,并针对问题提出了解决对策。论文对于提高企业在ERP环境下财务管理水平具有一定的参考价值。

  关键词: ERP系统; 企业; 财务管理;

  随着时代和社会的快速发展,ERP系统已广泛应用于企业管理中,不但大大提高了企业管理效率,而且对企业管理提出了更高要求,企业管理已由粗放式管理向精细化管理转变。然而,目前ERP系统在应用于企业财务管理时仍存在一些问题,对此,论文就ERP系统应用于企业财务管理中存在的问题及对策展开研究。

  一、ERP系统的概念及与财务管理的概念

  (一)ERP的定义

  ERP系统(Enterprise Resource Planning)是企业资源计划的简称,是物资资源管理、人力资源管理、财务资源管理、信息资源管理一体化的企业管理平台,它将企业人力部门、采购部门、销售部门、生产部门、技术部门、财务部门等各部之间所有资源集合在一起进行综合管理,并达到最佳组合。

  1. 即时性。

  在ERP的状态下,企业各个部门之间的数据是联动的,每位ERP用户根据不同的权限都可以实时掌握即时的信息,这在过去只能依赖大量的人力与时间才能完成。制造型企业从销售人员报价、合同签订、订单形成,生产计划分配,到原材料采购、原材料入库、生产加工过程等等,各部相关人员都能及时性了解数据动态集成化。

  2. 集成性。

  在ERP状态下,企业各部门之间的数据高度集成,所有数据只要在系统中输入一次。并与之相关联的部门就能实时获取并共享。通过相关部门的数据录入就能联动获取,达到所有数据均集成在系统中,便于各种管理和决策需要,因此具有数据高度集成性。

  3. 前瞻性。

  ERP系统数据对未来有着预测的参考。对于ERP运行多年的企业,各项数据有大量的积累,这些数据对于企业的经营决策和预测来说意义重大。可以说,ERP数据的深度应用和分析将是企业管理的焦点,未来实时商业分析、实施大数据处理会有巨大的市场机会。有利于企业在财务管理定量分析方面做一些相对前瞻性的预测。

  (二)财务管理的概念和目标

  企业财务是指企业再生产过程中客观存在的财务活动及其所体现的经济利益关系,财务管理就是管理企业财务的一项管理工作。财务活动包括企业的筹资活动、投资活动、营运活动和利润分配活动。财务管理的目标是实现企业价值最大化或股东财富最大化。

  二、ERP系统在企业财务管理中应用存在的问题

  (一)ERP系统下企业财务管理体系的变化及存在的问题

  首先,ERP上线后,企业财务管理支付系统从申请、审核、批准流程全部变为线上操作。各子公司经过线上申请各类预支费用、报销费用,应付账款付款等,由集团总部统一审核、批准,增加了资金的统筹管理。但各子公司管理人员工作积极、主动性变弱,申请费用不合理。其次,ERP运行2-3年的企业,财务管理绩效模块由定量、定性分析相结合来考核,财务绝对数指标与相对数指标同时进行,分析生产成本的损耗情况。但企业技术部门BOM做得不完整、不准确,生产部门人为操作不良。ERP系统不及时分析处理,会使财务成本核算造成错误分析。

  (二)ERP系统下企业筹资活动现状及存在的问题

  目前通过ERP系统,集团统一集权管理筹资活动,充分发挥了集团内部资本市场的作用。如,在有投资机会但缺乏资金的子公司,和资金充裕但没有投资机会的子公司之间,集团实现了资金的统筹借贷调配,不仅使有投资机会的子公司抓住了投资机会,而且使没有投资机会的子公司资金得到了充分利用,最大限度地发挥了集团内部资本市场的资金配置作用。但目前各子公司财务部门缺少了对财务筹资活动的积极性及主动性。

  (三)ERP系统下企业投资活动现状及存在的问题

  ERP系统运行后,首先,对未来新增设备的投资可行性分析提供了便利。分析人员通过历年机器设备投入与产出,以及给企业带来净收益作参考依据进行可行分析,确保了投资决策的科学性。其次,所有投资决策程序在ERP系统下完成,既提高了各环节的决策审批效率,而且确保决策按程序进行,避免了“一言堂”。但目前由于工艺及生产设备未设定合理的标准产能,生产管理水平不高,造成实际产出与标准产出没有比较性,固对投资活动(新增设备)预算有误。

  (四)ERP系统下企业日常运营状及存在的问题

  首先,ERP上线后,企业能即时获取应收账款客户余额,而未上ERP前,财务人员从取得原始凭证到应收账款核对到开票3-5日,才能反应出应收账款客户余额。其次,采购部门能随时通过仓库库存与生产订单数量合理制定采购原材料数量。并且采购订单生成,会自动生成采购单价、金额。这样大大减少了财务部门的工作量。但是,如有价格有上下浮动,采购员不及时更改,会大大增加财务账的错误。

  (五)企业财务人员的综合素质有待提高

  财务管理人员如果能熟练运用ERP系统,就能实现高科技与专业知识的有机结合,发挥一加一大于二的效果。可是目前在实际操作中,首先,ERP系统的开发与实际操均存在漏洞。计算机开发人员注重的是系统的运行程序,而财务人员却不重视程序,他们把精力更多地放在企业的财务状况和财务战略目标这两大方面,由于两者的注重点不同,导致软件开发人员与财务人员之间沟通不畅,ERP系统的利用价值大打折扣。其次,财务人员不具备软件技术,只使用了ERP系统的部分功能。最后,ERP系统只能静态地分析企业的财务状况,这也是导致财务人员较少使用ERP系统的原因之一。

  (六)企业整体协调水平有待加强

  ERP要求企业各个环节、部门团结协作,形成整体。但是,目前部门之间缺乏沟通或是沟通不及时,导致信息不畅和行动不一致、不协调,给企业带来了重大损失。

  三、加强ERP系统应用于企业财务管理的建议

  (一)深化对ERP系统的认识

  实施ERP的第一步非常关键,ERP产品的选择对于实际生产运作的成功起到了有效性的作用。首先,企业在选择ERP产品开发商时,应对开发商进行调研,实施团队的技术能力进行评估。企业应指定对单位主要业务流程熟悉的项目负责人负责开发事项,并与ERP开发负责人进行反复沟通交流,根据企业自身硬软件条件及整个业务流程制定初步方案。其次,企业应学习借鉴相同或相似产品在同规模企业的成功案例,多与他们进行交流,多听取他们的意见和建议。尽量少走弯路,根据本企业的实际情况,量力而行。企业在选型前一定要依据自身的条件做好调研准备工作,应结合自身特点,评估一下自身的实施基础和能力。再次,ERP系统从实施到使用要设立专门的项目负责人与软件专业技术人员,设计公司主要业务流程图。企业ERP负责人必须深入了解每个部门及每个岗位,做到人员不叠加使用。最后,ERP管理人员要对系统深入学习,对各人员权限设置管控,明确各部门、各岗位权限职责,尤其是对上下游信息设置审核。对使用权限加密管理,防止公司信息外泄,给公司造成损失。ERP实施前以及运行中要根据企业实际情况建立业务流程图。

  (二)精简内部结构、发展企业新形式

  第一,企业高层管理人员每年应制定公司总的战略目标,合理设置公司组织架构,确保部门独立性。定时对部门经理、主管人员技术能力、管理能力进行综合性评估、考核。对各管理人员的综合能力进行阶段性的评估,职位调整,关注阶梯性人才培养。明确各部门主管人员的职责。第二,有效合并原来各个独立的部门,根据企业业务量,合理核算人员配置,做到提升工作效率和产品质量的同时减少用人成本。提倡企业所有人员,全员参与成本管理。继续加大不在岗员工清理力度,减少冗员,降低人工成本,合理重组规划流程,使人力成本得以有效降低。第三,鼓励员工对现有工艺流程、新产品设计开发提报方案,对方案被采纳的人员予以奖励。第四,合理分解企业战略目标和生产计划,使生产流程节拍更加合理,使各部门在同一平台化操作更加快捷。第五,企业应创建刚柔并进的管理组织,根据内外部环境的变化,定期或不定期的评估ERP系统,分析、监督实施财务活动,并不断改进ERP系统。合理确保企业相关部门及人员应有的权力和应承担的责任,有效地保证组织活动的开展。

  (三)财务人员与各部门加强沟通

  财务人员应加强与各部门的沟通,与人力部门就用人成本进行分析;与采购部门就材料采购供应商把控、采购单价核对、每月采购发票跟进、货款支付情况进行沟通;与生产部门就产品加工标准件、准量与实际量的使用差异进行分析沟通。与技术部门对产品BOM清单、工艺、产品成本核算进行沟通;与销售部门就报价单、销售订单、销售发货单、各环节价格审核进行沟通。与售后部门就售后费用进行分析、核算。

  ERP系统设计的业务流程可能不适应企业实际流程,为防止出现此类状况,财务人员须事先了解企业整个业务流程,更恰当地把企业的迫切需求告诉给信息系统技术人员,避免因与系统技术人员沟通不当,给生产造成损失。并要随时关注企业的业务流程情况。

  ERP系统更着重价值化思想,价值化思想最大的倡导者就是财务部门,财务人员需要充分参与企业的业务蓝图规划、产品的成本设计、存货管理流程以及生产车间流程,所有模块的输出最终都会进入财务模块,并最终体现在财务报表中,所以财务人员既要理解企业实际业务流程,财务管理专业知识,也要对ERP的逻辑原理有一定的了解,ERP的每个部门的输出结果是否符合财务要求,这就需要财务人员与ERP系统的技术人员多沟通,充分调研和讨论,这样才能达到使用ERP的最初设想。

  四、结论

  ERP系统的应用实现了企业内部的业务与财务一体化,通过ERP软件把供、产、销、人、财、物的管理流、信息流、资金流、等紧密集成起来,达到资源共享和优化。并对企业财务管理改革稳步落实提供有力保障。

  参考文献

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  摘 要: 在信息技术快速发展的今天,ERP系统已经广泛应用于企业管理当中,由于其具有很强的资源整合功能,因而在生产管理、物流管理、财务管理等方面能够发挥多元化功能与作用,但ERP系统环境下企业面临一定的内部控制风险,需要引起重视。本文对此进行了研究和探讨,重点分析了内部控制风险因素,在此基础上就产生的原因进行了剖析,最后就如何进一步加强和改进企业内部控制工作、提升风险防范能力提出对策。

  关键词: ERP系统; 内部控制; 风险防范; 重要性; 优化对策;

  引言

  ERP系统具有资源整合功能,属于全新的供应链管理模式,能够完成资源整合和实现信息共享,属于重要的管理工具。从当前ERP系统的整体运行情况来看,尽管很多企业在应用的过程中给予了高度重视,使ERP系统的应用具有一定的系统性,为企业发展创造了一定的条件,但从内部控制的角度来看,个别企业在应用ERP系统方面仍然存在一些问题和不足,特别是对内部控制风险因素的认识不到位,同时在开展内部控制方面也不注重风险防范,使ERP系统的应用存在较多隐患,企业对此要有一定的认识。这就需要企业正确处理好ERP系统的应用与内部控制工作的关系,并且要着眼于更有效的防范和控制ERP系统环境下的内部控制风险,采取更加有效的措施,坚持问题导向和系统思维,大力推动内部控制风险防范工作取得新的更大的成效。

  一、ERP系统环境下企业内部控制风险因素

  从总体上来看,ERP系统属于企业内部控制的要素之一,因而ERP系统与内部控制具有十分紧密的联系,突出表现为内部控制对ERP系统的运行具有重要的支撑作用,ERP系统也为内部控制工作的开展提供良好的平台和载体,更为重要的则是内部控制与ERP系统的目标具有一致性。因而,在ERP系统环境下,企业同样面临着一定的内部控制风险,对此应当有清醒的理解和认识,进而采取切实有效措施,制定科学的对策,努力优化和完善ERP系统环境下企业内部控制风险防范机制方面实现更大突破。从企业内部控制风险因素来看,尽管涉及到方方面面,但更主要的是自身的防范意识不强,在应用ERP的过程中不注重构建风险防范体,特别是ERP系统由原来的事后差错纠弊转为实时并行控制,因而需要企业全员参与,但由于一些员工的能力和素质相对比较薄弱,因而操作风险成为ERP系统环境下企业内部控制风险之一,而且也具有一定的广泛性,很多企业在这方面的风险因素较多,需要引起企业重视;由于ERP系统的功能较多,需要进行有效的信息系统与沟通,而且数据也需要具备较强的共享性,同时还要在反馈和解决问题方面发挥作用,有的企业在资源整合方面还没有进行科学设计,数据收集功能相对薄弱,而且在分析方面也不注重系统性和全面性,特别是由于数据不够及时、不够全面、不够准确,必然会导致出现内部控制风险;ERP系统需要借助平台才能发挥作用,如果计算机系统的安全性不强,也会导致出现风险,但一些企业在这方面没有引起重视,对ERP系统的管理不够规范,而且相关人员的能力素质不高,在操作的过程中出现了一定的损失,如业务流程变化、前期系统设期货焦炭行情怎么样置存在漏洞等等,都有可能导致ERP系统设计损失,同时也面临一定的数据被盗、丢失等风险。

  二、ERP系统环境下企业内部控制风险产生的原因

  (一)内部控制风险认识不足。

  由于ERP系统使企业内部控制环境发生了深刻变化,这也使内部控制风险因素增多,因而需要进一步深化内部控制风险的认识,只有这样,才能使内部控制风险防范更加有的放矢。当前一些企业对内部控制比较重视,有的建立了完善的内部控制制度,而且也具有一定的规范化特点,但仍然有个别企业内部控制风险防范整体水平不高,比较突出的就是对内部控制风险认识不到位,没有建立比较完善的运行机制,工作人员责任心不强,内部控制与财务监督缺乏有效结合等等,直接导致内部控制无法有效开展。有的企业虽然在应用ERP系统方面进行了设计和安排,而且也更加重视管理机制建设,但在具体的实施过程中,还没有进行科学的设计和系统的安排,如在开展内部控制活动的过程中不注重针对供应链管理识别企业的具体业务,这也直接导致出现了一定的风险。

  (二)内部控制风险管理薄弱。

  企业要想更有效的开展ERP系统环境下的内部控制工作,应当进一步优化和完善风险管理机制,特别是要在建立科学的内部控制风险管理制度方面取得突破,但目前个别企业在这方面还没有进行科学的设计和系统的安排,特别是由于内部控制制度不够完善,导致内部控制规范化、系统化、效能化水平不高。有的企业在应用ERP系统的过程中,不注重将其与财务决策进行有效结合,在财务决策的过程中不注重业务部门的作用,同时也没有建立“财务决策咨询委员会”,在与财务决策相关数据、信息的收集、整理与分析方面不够到位,必然会导致财务决策科学性不强,甚至出现了较大的财务风险。有的企业在落实《内部会计控制规范》方面缺乏深入性,尽管在应用ERP系统的过程中也建立了相应的制度,但制度不符合企业的实际情况,而且企业基础工作仍较薄弱,要改进的工作仍有很多,需要更焦炭开户哪家好进一步强化和加强。

  (三)内部控制体系不够健全。

  对于开展ERP系统环境下企业内部控制来说,还要进一步健全和完善内部控制体系,只有这样,才能使内部控制风险防范取得更好的成效,但很多企业在这方面相对比较薄弱。有的企业不注重加强内部审计工作,而且外部监督工作的功能也没有有效发挥,尽管一些企业建立了相关制度,但由于一些部门和人员对执行制度缺乏认识,在执行的过程中出现了偏差,甚至一些工作人员出现了漠视制度的现象,造成了企业内部审计无法达到好的效果。有的企业没有建立比较完善的内部控制运行体系,各个部门之间缺乏有效的协调与配合,内部控制工作具有单一性,因而无法发挥多元化功能。有的企业在组织管理模式建设方面比较落后,ERP系统的应用缺少规划,组织架构变来变去,导致与业务流程不匹配;ERP系统缺乏战略性及相对稳定性,如果进行后期的二次开发,会造成更多的资源支出甚至会发生不可逆的错误。

  三、ERP系统环境下企业内部控制风险防范的对策

  (一)提升内部控制风险认识。

  由于ERP系统的特殊性,要想更有效的开展内部控制工作,要求企业一定要提升内部控制风险的认识,根据企业的实际情况,加强调查和分析,找出可能出现的内部控制风险,并制定有针对性的防范措施,进而才能发挥积极作用。企业还要大力加强内部控制工作的组织体系建设,注重以内部控制为核心,以供应链管理为线索,全员参与、各部门协调配合,以管理层为行动中心的企业运行模式,并建立相应的组织机构专门负责内部控制落实、监督、考核等工作。提升内部控制风险认识,也要对ERP系统面临的内部控制风险有清醒的理解,并在风险防范方面进行科学设计和系统安排,如大力加强审计监督工作,确保各项工作能够落实到位。企业还要进一步加强相关运行机制建设,如为了提高工作人员风险意识,应当加强对他们的培训,同时还要将其纳入到企业文化当中,使工作人员能够持续接受引导和教育,进而才能使防范能力不断提升,这对于更有效的防范内部控制风险具有很强的基础性的支撑性作用。

  (二)加强内部控制风险管理。

  由于ERP系统属于人工与自动化相结合的系统,要想更有效的防范和控制风险,一定要在加强内部控制风险管理方面狠下功夫,只有这样,才能使内部控制风险防范取得更大突破。这就需要企业在应用ERP系统的过程中,应当深刻认识到ERP系统的应用与内部控制工作具有目标一致性的特点,发挥制度的根本性作用,大力推动内部控制制度建设,努力形成科学和完善的运行机制。要根据法律法规来制定内部控制制度,同时还要进一步加强制度的执行力建设,了解其重要性及存在的社会价值,抛弃传统的观点,明确各个部门的岗位职责,确保内部控制工作的正常运转,同时也要强化内部控制工作的整体性和效能性。要大力加强协调机制建设,特别是要发挥财务部门作用,使财务部门能够在牵头方面更具有实效性,如财务部门从风险控制的角度进行财务分析,同时也要加强与其他部门的沟通,做好财务监督工作,其他部门也要主动与财务部门联系,就如何防范风险进行交流。

  (三)健全内部控制运行体系。

  在开展内部风险防范的过程中,应当大力加强运行体系建设,除了要对ERP系统本身的风险进行防范之外,也要防范可能出现的其他风险,因而要健全内部控制运行体系,努力形成合力,同时还要强化拓展性建设。在具体的实施过程中,要将内部控制与财务监督、风险管理等紧密结合起来,加强各方面的有效融合,并运用大数据技术、云计算技术等建立风险点监测机制,最大限度的防范可能出现的各类风险。要进一步优化和完善内部控制体系建设,进一步增强ERP系统的安全性,切实加大相关技术的缺乏力度,如将人工智能技术应用于ERP系统风险管理与控制当中,加大ERP系统防火墙建设,在设计ERP系统的过程中同步考虑系统性风险,做好网络安全防范。健全内部控制运行体系,也要正确处理好系统控制与人工控制的关系,只有将二者进行有效结合才能更有效的发挥作用,如在应用ERP系统的过程中,应当通过人工控制补充、修正ERP系统,解决ERP系统自身存在的缺陷。

  综上所述,企业的ERP系统是企业资源整合计划,随着信息化时代的到来,ERP对于提升企业管理水平、变革管理模式、完善信息基础无疑将发挥巨大的作用。在ERP系统环境下,企业的内部控制环境将更多的向智能化、信息化转变,这也使企业面临一些新的内控风险问题,只有适应ERP系统环境,进一步优化和完善内部控制风险防范机制,才能使其取得更好的成效。这就要求企业在应用ERP系统的过程中,妥善处理ERP系统与内部控制工作的关系,特别是要着眼于加强和改进内部控制风险防范工作,采取切实有效措施,运用科学方法,重点在提升内部控制风险认识、加强内部控制风险管理、健全内部控制运行体系等诸多方面努力,推动ERP系统环境下企业内部控制风险防范工作取得新的更大成效。

  参考文献

  [1]费元元.基于ERP管理系统的国有企业内部控制优化研究[J].企业改革与管理,2020(14):168-169.

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  [3]戴跃红.基于ERP系统环境的企业内部控制研究[J].企业改革与管理,2020(13):159-160.

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